办公自动化(OA)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

    虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet 上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

OA软件最根本的原则就是实用！企业需要适合自己的OA产品，既为企业节约投资，又降低了应用风险，从而消除了大量隐性成本！

其次，一般OA的主体功能包括：公告通知、文件传送、电子通讯薄、日程安排、工作日记、工作计划、个人(公共)文件柜、网上申请和审批、电子签章、电子邮件、手机短信、员工考勤、知识管理、人事管理、车辆管理、会议管理、网上填报、规章制度、论坛（信息交流）、投票等。这些功能贯穿了企业的日常办公要素，去除掉华而不实、利用率低的闲置功能，以紧凑、实用的功能契合了中小企业的办公需要。

再次，OA的易用性，它要求OA系统的每项功能都一目了然，用户无须任何专业培训即可自动上手，并快速熟练运用。维护性上管理员无需任何专业知识就可以灵活设置栏目，并直接进行系统内数据的备份和恢复。

综合以上分析，OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、功能价格比高