一、收文制度
    凡外部送达我校有公务文件、电报、信函和其他文字材料属于收文，收文归口学校办公室管理，收文管理包括以下内容：
　　1、签收。投递到收发室的收文，由收发员签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关或外单位专人送来的收文，由校办人员签收。签收人应将收件及时移交校办。
　　2、拆封。拆封由校办办理，其他人员未经同意不得私自拆封。标有具体领导人"亲收"的信件，应交领导人自己办理。绝密件由校办主任或档案员拆封。
　  3、登记。由校办设立专门登记簿，按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件进行登记。
  　4、分办。登记后的收文由校办根据校领导的职责分工，及时送有关领导批示。
  　5、批办。由学校各主管领导根据收文的内容和要求，用钢笔或毛笔作出批示。
  　6、传阅。对于非承办性的收文，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由学校主管领导确定，由校办人员调度传阅工作。校领导之间原则上不可相互传递文件，文件阅办完毕后放归档案室。
　  7、承办。对于需要承办的收文，由校办公室负责督促承办部门及时办理。
  　8、注办。承办人员应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。
  　9、归卷。注办后的文件要及时交回校办，需归卷的文件应交由档案室归卷。归卷人应按年度立卷、归档。

二、发文制度
    以学校名义发出的文件、电报、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容：
　  1、拟稿。以学校名义的发文由学校办公室拟稿；涉及到其他科室，专业性强的发文，经主管校长同意后，由有关科室拟稿。拟稿必须用发文稿纸，其标题、主题词、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人、处室核稿等均应填写清楚，底稿应用碳素或蓝黑墨水书写，字迹工整、清晰。
　  2、核稿。学校办公室负责对发文的文字、内容、格式等作全面审核。
　  3、签发。核稿后的发文，由校办及时送交有关校领导审核签发。
  　4、编号登记。发文经校领导签发后，由校办负责对发文进行登记和编号。
　  5、打印。经过编号登记后的发文，由校办负责安排打印，其他科室不得擅自进行。
  　6、校对。打印的清样由供稿部门及时组织人员校对。
  　7、用印。制成的发文由校办主任负责加盖学校印章。
  　8、送发及归卷。发文的送发工作由校办负责，学校所有发文的底稿及正式文件一式三份交档案室归档。