目前，办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底的改变，在企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息，根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的信息形成或修改业务系统信息。因此，在企业信息系统的建设过程中，要改变以往以业务数据为主的管理信息系统的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的网络计算技术、群件及工作流技术，构造一个在企业信息系统中不可或缺的高效的办公管理系统。
广东移动通信有限责任公司（简称GMCC）是中国移动通信（香港）公司的全资子公司，1997年10月随母公司在美国、香港上市，是国内较大的省级移动通信运营公司（目前已有手机用户1000万）。1999年，公司明确提出“内强素质，外树形象，迎接挑战，争创世界一流移动通信运营公司”的企业近期发展目标，全面实施企业办公自动化是“内强素质”的一项重要内容。为此，GMCC以Lotus Domino为基础，建立了新型的办公自动化系统EOAS。
系统实施
GMCC自1999年5月开始实施办公自动化系统（称为企业办公管理系统，简称EOAS），于2000年6月完成全广东省的建设，目前已全面进入无纸化办公阶段。
1. 设备部署
GMCC EOAS系统设备采用以省公司为中心的星形连接的分布式部署，各点均配置一台Domino群件服务器和一台Domino邮件服务器，二者互为群集关系，以负荷分担方式运行办公系统和邮件系统。另外，在省公司配置两台Domino服务器用于SMTP MTA网关，使内部邮件与Internet相连。服务器部署和连接如下图所示。
2. 主要技术
GMCC EOAS选择的系统平台为Lotus Notes/Domino，它是办公自动化系统最普遍采用的平台之一，具有集成性、开发快捷、实施容易、开放性等特点。GMCC EOAS主要用到Lotus Notes/Domino的以下技术：
群件技术：EOAS系统中的信息种类很多，需要多种软件进行协调处理，信息的传递更需要与功能强大的电子邮件技术相结合。群件技术不同于单个软件的集合，它能使不同信息的处理协调进行，使人们在不同的地域和时间协同工作，促进群体交流和资源共享。
工作流技术：EOAS系统中，一个工作的完成需要多个人员参与，参与的角色、时间、阶段和方式也各不相同，因此需要有强有力的工作流技术做保证：要能自动寻找路由传递文档，供相应人员进行批阅；跟踪传递中文档的状态，对工作进行统计和督办；企业级和跨企业级的文档分发；文档的组织和链接等。
安全机制：EOAS系统中的信息既有上传下达的指令与命令，又有不同人员的个人信息，因此在传送和保存中要有严格的安全机制做保证。在本系统中主要采取了数字签名、私人密钥加密、存取权限控制等方法。
支持SQL标准：使EOAS系统能对关系数据库进行访问，并能与信息管理系统进行数据交互。例如：从生产、经营数据中统计分析，形成计划报表，进入审批执行的流程；另外从EOAS审批流程中的数据进入管理信息系统的数据库等。
与Internet互连：通过防火墙与Internet互连，使企业与外界能及时地交流信息，实现电子商务，使企业在市场中立于不败之地。
3. 实现功能
GMCC EOAS的功能可归结为以下几项：
1) 企业通信平台：这里指软件级的通信平台（需要硬件网络平台支撑），利用Lotus互连技术实现，涉及公文传递规范、分布式数据库系统复制规划、电子邮件系统等。该功能表现为：
电子邮件： 建立了全企业范围内的电子邮件系统，使企业内部通信与信息交流得到了保证，创建了企业范围的公用通讯录和许多有用的群组，并且能够与Internet邮件互通。
传真服务器：运行Lotus Domino.fax软件，实现传真服务器功能，使得工作流应用的起点与终点可延伸到系统之外。
2) 信息发布平台： GMCC EOAS为企业发布信息提供了电子平台，大致有企业形象、新闻简报、规章制度、技术交流、谈天说地、电子期刊、常用信息等几个栏目，并根据信息的种类不同设置了是否需要流程审批。以电子期刊为例，现已有多种期刊，有的专门收集外界信息，有的专放企业内部动态，使企业全体员工都能感知企业内外的发展变化。
3) 协同工作平台：在一个社会化程度极高的大经济循环的体制下，基于任务的团队化协作在企业中扮演着越来越重要的角色。GMCC EOAS为企业提供了一个协同工作的平台，将企业的垂直化领导模式转换为基于项目（或任务）的扁平化管理模式，并使基于口头的办公模式转变为基于文字、知识的现代办公模式。在某个基于项目的工作组中，成员可以由各个部门的人员组成，共同修改和完成项目文件的编写、总结和汇报；项目负责人可对项目的进展和完成情况进行监督和管理；领导成员则可纵览全局。
4) 公文流转平台：此功能是GMCC EOAS系统的核心功能，能够实现GMCC省、市、县三级公司公文的电子化流转，包括公文的电子起草、传阅、审核、批示、会签、签发、接收、处理反馈、催办流程跟踪、统计、查询、归档等等。公文范围基本覆盖了GMCC纸质办公时期的所有公文类别，包括收文管理、发文管理、呈批件、公告栏、会议管理、档案管理、报表传递等等。
5) 统一办公平台： 在GMCC EOAS系统中，每天可能会有来自各部门的与自己相关的各类信息需要处理，系统将所有发送给某人的需要处理的文件、讨论、催办和会议通知等按缓急程度、类型分类链接过来，员工只需进入本人的“今日工作”数据库，即可看到所有需该员工处理的工作。同时，当每一份需要处理的工作到来时，系统均会利用手机短信息功能通知提醒该员工。
6) 信息集成平台：现代企业的“思维速度”（企业的决策速度）有多快，直接决定企业在市场上的应变能力，而企业的“思维速度”则取决于企业获取信息和知识的速度。
如果将企业比喻为一个人体结构，各个职能部门是人的功能器官，决策层是人的大脑，每一个员工是各器官的细胞，那么企业信息就是人体的血液，而办公系统就是人的血管系统，将血液传送到每一个功能器官、每一个细胞。
通过Lotus Domino LEI（Lotus Enterprise Integration）等连接件，GMCC EOAS可以与EIS集成，为用户提供统一的工作界面，也可为EIS提供一个外挂的工作流系统。具体表现为以下3个方面：
1. 通过EOAS对EIS系统数据的查询访问：在EOAS中经常要用到来自经营、工程、维护等方面的业务数据和统计分析结果， EOAS与 EIS通过 Domino LEI互连后，根据设置的数据模型对EIS系统的数据进行抽取分析，实时进行处理，以提高办公决策效率。
2. EOAS与EIS对审批类流程的协同处理：EIS系统中的一些业务流程需要不同的人员和部门进行审批，通过外挂的EOAS系统实现这些流程，在形成确定性结果后，通过Domino LEI写入EIS系统的数据库。
3. EOAS与电子商务：Internet已成为企业面向客户、面向社会的重要窗口，基于Intranet网络的企业门户最终还需与企业的内部管理系统连接,才能使企业更好地服务于客户、感知市场的变化、提高我们的服务效率。基于Intranet的EOAS 系统能有效地和基于Internet的电子交易、客户服务相结合，作为企业电子商务的坚强后盾。
GMCC EOAS与企业信息系统的集成，采用多层结构（MultiTier）计算技术进行构造，构建在EOAS和GMCC综合查询系统（GMCCIE系统）的集成基础之上，通过LEI连接件与GMCCIE系统和企业信息系统EIS以及Internet相连，构建了一个企业内外互连的信息交流平台，称为企业运作支持系统（EOSS）。
系统的前端为Lotus Notes客户端、WAP手机等，它们通过Notes/RPC、WAP技术与中间层的应用服务器相连，存取信息。中间应用层服务器由 Web Server和EOAS的Domino服务器组成，执行前端的数据请求和工作流信息传递。Web Server 通过数据访问组件（如Java技术、Oracle 的PL/SQL等）、EOAS系统通过LEI对后台信息仓库进行访问。
应用服务器系统与企业的Internet WWW服务器连接（如 www.gmcc.net），实现“电子商务”。www.gmcc.net不是完整意义的电子商务网站，但其中包含很多电子商务的思想，网站会员的一些流程性操作（如手机新业务的开启或关闭的申请）可以由EOAS支持实现。
系统特色
1. 与移动通信的结合
将EOAS服务器与移动通信网的短消息中心相连（中间可以使用第三方的短消息接口平台），当有待办工作发送给某员工办理时，系统会自动编辑一条相应的短消息发送到该员工的手机上，内容包括前一处理人姓名、办理环节名称、文件标题等等，能起到非常好的提醒作用。
此项功能是OA系统与移动通信结合的第一次尝试，它对我们有以下启发：在移动通信运营商方面，完全可以将这种短信息服务作为一种“应用” 推向集团用户，即ASP服务，同时这种服务方式也是B2C模式向B2B模式转换的一种尝试；与之相对应，其他企业可以向移动通信运营商申请这种服务。
在这种成功尝试的激励下，我们对WAP手机访问EOAS 服务器进行了试验，在某些方面也获得了成功，如一些信息类数据的浏览。由于目前WAP 技术及其承载层速度的限制，这种访问有很大的局限性。但随着GPRS技术的引入和WAP 技术的不断发展，这种访问方式将成为一种可能，到时将能够实现真正意义的移动办公。
2. “代办代理”功能
“代办代理”功能是基于人员动态信息来实现的。员工出差时，可以设置外出时间表让其他人员知道，同时可以设置“代办人”或“代理人”来处理自己的工作，外出信息可自动进入EOAS系统。
人员动态信息与工作流的控制紧密相关，当有工作需要外出人员处理时，系统会提示该人员的外出信息，并询问是否将工作转交给其“代办人”或 “代理人”办理。
“代办代理”功能与现代企业管理思想相吻合，即每一个岗位均要有“替补”，这样每位员工出差都不会影响到工作的正常进行。
3. “行政网管”概念的引入
GMCC EOAS是在GMCC全省正式启用的办公系统，一方面要取得人人使用EOAS的效果，另一方面通过使用EOAS系统应该能为企业实施BPR （企业流程重组）提供便利条件，这种便利体现在以下两个方面：
通过IT手段，使严格复杂的流程得到快速、可记录的实现；
在实现办公自动化的基础上，通过EOAS系统的监控点，对企业内部流程的运转情况进行统计分析，从而为公司在行政资源、人力资源的调整、优化上提供依据。
在EOAS系统运行过程中，注意了每个流程监控点日志文件的采集，便于行政部门在后台进行统计分析。通俗而言，这种概念（或功能）不妨称为 “行政网管”。行政网管是在EOAS运行数据的基础上，通过结合企业架构，进行数据挖掘和分析得以实现的。
实施经验
现代办公自动化系统涉及面大，因此必须改变传统的工作模式，并且如果没有真正全面实施的话，就不会见到进一步的效果。在EOAS的实施过程中，始终得到了GMCC省公司李刚总经理和各级领导的高度重视及大力支持，他们将该系统定位为生产系统，要求员工积极使用并身体力行。
实施办公自动化是一项复杂的系统工程，必须做到整体规划、分步实施。GMCC EOAS定位在GMCC所急需的一些功能上，不追求“大而全”，因此实施起来难度相对较小。
此外，GMCC EOAS系统流程的统一，其全面部署、移动特色、管理制度、贴身服务、热线支持、使用手册及与Lotus公司的良好合作都是本系统得以成功实施的要素。
GMCC EOAS系统已于2000年上半年在GMCC全省各公司正式启用，在提高办公效率、提升企业形象方面起到了较大作用。将GMCC EOAS系统建设的一些经验教训写出来，希望能对其他企事业单位建设办公自动化系统起到较好的作用，共同推动我国办公自动化事业的进步。
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