内容和其它任何策略性资源一样，如果能够妥善运用，就能协助企业稳健成长。企业若能充分发挥包括网页、产品数据、合约到电子邮件等在内的企业内容的效益，就可以提升生产力、降低运营成本、增加核心竞争力。但事实上，许多企业无法从内容中获得充分的利益，甚至无法做到效管理内容。这主要是由于:使用者缺乏掌控正确内容的方法与能力，因此无法满足特定的需求和目标。

　　很多企业都拥有某种形式的内容管理(ECM)系统，但却无法很好地运用，造成使用者的不满意，无法发挥系统的效益，最后甚至落得惨遭遗弃的命运。美国Interwoven公司目前已经为全球超过三千家企业客户建立了ECM系统，这其中有很多企业就属于原有ECM系统失败的情况。Interwoven发现，事实上造成系统建置失败的部分原因源自于内容管理在企业中所扮演的角色不断变化。过去，内容与相关程序通常仅局限于企业内的特定部门使用，如:客户服务人员处理客户信息，会计人员处理财务数据，律师处理法律文件。内容管理产品都被局限在透过功能自动化来提升工作效率的目标，并完全被限制在各个「自动化岛屿」之内，与外部完全隔绝。

　　而如今，由于经营环境的变化，企业对于ECM软件的要求越来越高。企业已将焦点从降低服务成本转为尽量提升成长幅度。根据Forrester2005年5月的报告，大多数企业2006年的优先目标是提升客户满意度、提高现有客户的销售金额，以及扩大客户基础。为了实现上述目标，许多企业正在寻求能够突破部门限制的自动化方案，并积极导入新的系统及工具，以便让员工能够在跨部门、多应用程序、甚至跨越内部与外部系统的环境下，更加游刃有余的有效使用企业内容。

　　各个企业都希望能为员工提供各种工具，使得他们能够更积极有效地掌握市场的契机。例如，借由更有效地将市场内容发布给销售人员及合作伙伴、透过各种媒体同时发布最新内容、缩短决策的时间周期，或者是让经营研发团队能够在各种平台上进行探讨及工作。在外部方面，客户服务系统等应用系统的目标在于借由将企业内容发布至个性化网站来提升企业竞争力，并且依照客户的需要，以他们希望的地点、时间及方式，准确、迅速的发布信息。同时，在现代社会越来越多的企业使用音乐、影像及视频等多媒体的方式发布信息。

　　新的管理需求使得企业必须更严密地控制管理各种类型的内容。电子邮件、电话、传真及邮件等通讯内容都必须储存并记录在统一的系统内。企业管理及控制程序都必须符合高标准的责任。在线内容的开发与供应需符合严格的指导方针(透过妥善规划的IT架构提供支持)以确保标准化与可稽核性。这项行动牵涉到多个部门、数据储存空间及商业程序。

　　美国Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生表示:从长远的角度来看，ECM对于企业而言是非常重要的。ECM项目的投资也应该摒弃原有以部门为单位的做法，改为在企业中进行全面性投资。实际上，典型的企业内容管理(ECM)软件通常是截然不同的，因为不同的部门有不同的需求及用途，但ECM软件所带来的成功与投资报酬率仍广为企业人士所了解，并且长期以来皆获得企业的采用。