1、什么是企业办公自动化系统(企业OA)

办 公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过 去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现 代化管理的标准。

企业办公自动化系统(企业OA)是企业应用软件体系的重要组成部分。

企业OA系统，顾名思义，就是主要面向企业级的办公应用软件系统。它不是象MS Office一样的桌面(个人)办公系统，而是主要着眼于企业的工作人员间的协同工作。

对于一个企业而言，不仅包括具体的生产、销售、采购过程，也不仅包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。企业办公自动化系统就是通过应用软件为企业的日常办公、协作提供支撑的平台。

要更准确地理解企业办公自动化系统(企业OA)，可以借助于分析它与其他相关概念的区别：

企业办公自动化系统(企业OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

企业办公自动化系统(企业OA)经历了数代发展，目前形成了以工作流技术为核心、以B/S应用模式为主流、多种支撑平台并存的技术方向。

2、IT业界名词解释：办公自动化

办 公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过 去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现 代化管理的标准。

虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工 作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有 传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合 的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方 便了企业领导的管理和决策。 　　办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上 查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、 生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到 Internet 上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。

目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办 公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业 Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只 是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化 系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

3、办公自动化的发展

从办公自动化的发展来看，办公自动化可以说经历了几个主要的阶段：

第一阶段是以Lotus 1-2-3、WPS、MS Office软件等为代表的个人桌面办公的时代，实现了由手工到电脑的转变。

第二阶段是以Lotus Notes（后来的IBM Domino）为代表，以及后来逐渐应用的MS Exchange及各种e-mail系统为代表的时代，即群件及e-mail的时代。它实现了交流与共享，也出现了基本的流程管理。

第 三阶段是以B/S应用模式为代表的OA系统时代。在这一阶段普遍出现了较为成熟的系统。在技术上Domino平台在延续其生命力，但J2EE及.NET平 台开始占据优势。在应用上工作流（可配置的流程管理）逐渐成为标准。同时，也出现了知识管理等应用。可以讲这一阶段是一个功能应用逐步成熟的时代。

第 四阶段是以协同为核心的时代。应该说它的范畴已经不局限于传统的OA，而是传统OA的新的扩展与发扬。但我们仍然可以把它划入OA的领域。这一阶段的特点 是，工作流、知识管理、门户技术全面成熟应用，行政办公与业务办公一体化，由原来孤立的功能应用发展为跨功能的全面信息与流程整合。

以上是从OA的发展阶段来理解什么是OA。应该说不同时代办公自动化有不同的含义，而且这些阶段并不是截然分开，而是渐进发展的。今天我们理解的办公自动化，应该是企业（组织）内外部与办公相关功能的全面集成的一个协同工作平台。

4、OA与知识管理的关系

知识管理（KM）和OA的关系，简单来说：这是大概念和小概念的关系。OA只不过是KM中的一小部分。OA更加关注于流程的处理以及文档的管理，但是KM更多地关注于整个知识环路的全部过程。

KM是将各种信息，经过传递、加工、整理，而升华为知识。目前大家都将文档管理称为知识管理，这是非常错误的。OA软件也绝对不是KM。

真正的KM应该包括以下几个部分：OA、门户、e－learning、实时通讯、现实通讯等几个主要内容。但是，KM更多的是一种概念，而OA则更多的是一种应用。两者实在不应该混为一谈。

现在很多OA拿着文档管理就叫知识管理,?如果是这样的KM----那就是OA中的一部分而已。如果要把KM理解成知识的挖掘/引进,收集,保存,共享的全过程,?那么不光OA了,?ERP/PDM很多都和它有交集

知识管理要说大可以比任何系统大，要说小有可能就一文不值，关键还是看我们怎么样的应用，事实上也没有跟ERP等管理软件比较的地方，而应该是集成的使用，才能体现其价值。

应用KM的结果是希望能为每个企业的日常运作增添更有效的信息，如与ERP的整合，能从中提取到非常有利益的资料，对于以后的分析提供更好的工具。