随着协同软件理论和技术的日趋成熟，继承了传统OA，并融入了协同新理念的协同OA应运而生。它源自传统OA，但又完全摆脱了原有的局限，从而使OA焕发出新的活力和体现出新的价值。

自上世纪90年代以来，互联网的迅猛发展刺激了企事业单位的信息化需求，也给信息技术带来勃勃生机。企业管理者普遍意识到引入Internet／Intranet技术建设企业信息系统、调整企事业信息管理，是关系到企事业单位生存与发展的实际问题。其中，办公自动化（OA）系统的导入常常被企业当成内部实现信息化管理的第一步。

作为先行者，由于OA系统实施时间短，前期导入的成本低，因此通过OA的应用往往能给企事业单位带来明显的效益。首先能极大地提高工作效率，不用再拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些完全可以通过OA在网上进行了。

其次是降低了企事业单位的运营成本，包括时间成本及节约办公纸张。

第三是规范企事业单位管理流程，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、工作计划、用款报销等办公流程审批都可在网上进行。

第四是提高企事业单位的凝聚力。通过OA，员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台，企事业单位的内部凝聚力也大大增强了。

据调查目前，我国520家国家重点企业80%以上已建立办公自动化系统（OA）。特别是政府机关的信息化的普及，OA甚至已经成为电子政务的代名词，各级政府无一例外地都将OA作为电子政务实施中最先导入的系统。根据CNET Research曾在全国范围内对10个传统行业不同规模的627家企业进行的“企业信息化水平与应用调查”数据显示，在未来信息化建设重点调查中，企业对ERP系统的需求高居榜首，达到了41.7%，对OA和系统整合的需求位居二、三位，分别为30.8%和23.3%，对内部网和安全需求也都超过了20%。

传统办公软件面临新挑战

但是，随着企事业单位的OA系统的逐步普及，早期OA应用中的一些烦恼和矛盾也逐步显现出来。

首先，企事业单位的领导无法利用OA系统辅助决策。由于大部分的OA系统都是基于文档数据库开发的（例如Domino Notes），无法建立企事业单位的决策模型，以对业务数据进行采集、分析、和图形化展示，使得高层领导往往淹没在大量繁杂的数据和文档面前难以做出科学的决策，在缺乏有效信息的支持下拍脑袋的决策时有发生。

其次，企事业需求的个性化难以满足，导致OA系统在企业中实施时，需要大幅度增加功能或修改其中的管理工作流程。尽管针对某事项可以临时改变审批或分配流程，但是各单位的规范和流程都是编制在软件的程序中的，没有编程经验的人员根本无法自己制定和修改流程。而事实上每个企事业单位都有自己的管理模式、工作流程和表单，甚至即使是同一单位这种流程也会经常变更。

第三，在商品化的OA系统的实施过程中，用户客户化工作量大，费用高。不少OA真正能够应用起来的仅仅是消息的发布、邮件传递等一些初级的沟通功能和文档管理功能，这些因素都造成了企事业单位的需求和软件产品之间的脱节。

第四，在目前的OA开发环境下，无法建立统一的OA技术标准（文档、流程、管理、监督）和规范。缺乏统一的办公自动化技术指导，使得各个单位的OA系统五花八门，低水平的重复设计、重复开发，都在做同样的事、走同样的路、犯同样的错误，部分单位还停留在停滞不前的状态。

第五，OA系统无法和各企事业单位的业务系统进行协同。在长期信息化过程中，不少企业建立的OA系统和许多信息化业务系统各自为政，形成一个个相互割裂的孤岛，使企业产品研发、生产制造缺乏整体的协同，从而影响了企业的盈利能力。随着经济全球一体化的发展、行业价值链的形成和企业外包业务的发展，企业的成功更多地依赖于组织的灵活性、协作性，企业需要建立新型的协同商务模式来保证业务系统协同工作。因而企业迫切需要将物流、资金流、知识流通过一个纽带集成到一个现代化管理平台上，使得企业各部门、企业的供应商、分销商、业务伙伴及客户，通过价值链上下游的各成员的信息共享和业务的一系列链接实现高效和紧密协作，从而以敏锐的洞察力和快速的反应能力应对瞬息万变的市场，最终获得决胜目标。

目前，国内市场上基于Lotus Notes的OA软件产品很多。但由于企业的发展背景、组织结构和管理理念不同，企业经营者对OA的理解差异比较大，所期望的OA系统功能存在差别。据有关资料分析，尽管市场上出售的商品化OA软件操作简单，但OA系统尚不能使企业真正实现信息化。越来越多的单位已经面临着重新选择新系统的境地。

协同OA应运而生

面对企业的上述需求，无论是以物流和资金流为核心、注重单个企业内部资源管理、应用分散的传统ERP，还是满足公文流转和信息发布的办公自动化系统显然都“力不从心”。目前传统的OA软件已无法与企业ERP等应用达成信息的沟通和业务的协同。而传统的人力资源管理、项目管理、知识管理软件又无法满足以工作流管理为基础的团队协同工作的需求。因此采用新一代办公自动化系统,即协同OA，实现基于工作流管理的协同工作平台，以适应企业应用之间的协同；部署个性化的工作空间，实现知识和信息共享，从而通过全方位的组织间事务处理平台，实现组织之间的协同是未来办公软件的必然趋势。

协同OA脱胎于传统OA，又摆脱了传统OA的局限，它实现了全面的协同性。这个协同性概括起来体现在以下几个方面：建立实时企业，通过即时通信、互联网等技术，摆脱了传统OA对于计算机和局域网的依托，保证将适当的信息在第一次时间传递给适当的人; 打破信息孤岛，当企业的某个部门触发一个业务过程的时候，相关资源可以随之被调动并被自动加入，每个应用都可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新；提供对各个业务环节进行整合的方案，面向整个业务过程来进行管理，将企业的人、财、物、信息和流程进行了充分的整合并进行统一的管理。只有在协同的体系下，OA才能表现出更高层面上的应用价值和独有的特性。

总体而言，协同OA完全摆脱了“文秘”的角色，它不再是为企业提供信息发布和流程处理的工具，而是将先进的管理思想和业务模式融入产品的功能架构中，以更广阔的角度诠释“办公自动化”的涵义，帮助企业搭建一个关联、协作、灵活、深化的管理平台，让企业可以将管理的视野延展到各个环节，并方便对各种资源进行整合和优化，实现集中、灵活和高效的管理，从而提升其竞争力。

目前，就整体而言，全球的协同商务、协同管理尚处于起步阶段，其理论、技术和应用还不太完善，但全球协同商务、协同管理应用具有罕见的增长速度和巨大的市场潜力，尤其是电子邮件日趋成为企业日常经营管理中重要的沟通工具之后，协同办公软件市场逐渐成为应用软件市场的一个重要组成部分。在高速度发展的协同应用市场中最典型的、也是发展最快的领域便是协同OA。我们相信，随着协同应用的日趋成熟，协同OA给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。（作者系新中大公司产品总监）

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协同软件的未来发展

对于一套适合多个组织之间及组织内部进行协同工作、协同管理的系统来说，以下几个方面的技术将会是研究的重点和目标，更多的企业和研究机构也会在这方面投入人力和财力。

1. 移动计算

实现随时随地办公，保证企业管理人员能够在任何地方、任何时间实时地访问、监控企业内发生的信息，确保不会错过任何对企业非常重要的信息，一直是人们的一个梦想。移动计算技术的出现，能够满足这样的一部分需求。但从移动计算技术出现至今，应用在其他行业如通讯业相对较多，真正应用于企业管理应用系统，或者说支持移动计算的企业管理系统却相对较少。随着技术发展和企业寻求变革的不断深入，支持移动计算的应用系统、ERP系统、CRM系统会越来越多。

2. 数据挖掘

数据挖掘技术对企业的影响也是非常深远的，借助数据挖掘技术，企业能够从数据的海洋中寻找出有规律性的数据，而这些有规律性的数据则会直接影响到企业的决策和战略调整，有些规律性数据甚至于影响到企业的生存与命运，例如沃尔玛的菜篮子分析模型等。所以数据挖掘技术与企业应用的集成，将会是企业应用系统的一个重要研究方向。目前数据挖掘技术的应用均是以独立于企业应用系统这外的产品存在，实施时需要进行大量的准备工作和数据翻译工作。对企业或者开发商来说，两者统一集成的应用系统将会是一个发展方向。

3. 基于角色的协同技术

经济全球化、竞争的激烈化，使企业逐步走向双赢的合作模式。一个企业依靠自己的能力很难在各个方面与竞争对手抗衡。市场竞争已不仅简单地存在于企业之间，而是扩展到价值链与价值链、集团与集团之间的竞争。集团有效整合内外部的资源，通过各个角色之间的分工协作，使得集团各组织可以将主要资源集中于其最擅长的核心业务运营，使核心业务能力更加专业化，而将非核心业务外包，与其他企业组成跨组织的业务流程，提高整体效率。如何解决好联盟体各组织之间的协同，将会是协同应用系统需要努力解决的问题。

协同产品发展到现在，已经不仅仅是电子邮件、文档管理以及在此基础上实现的简单协同应用。随着计算机、通讯技术的发展以及互联网的普及，协同软件特别是协同平台软件，在吸收这些技术进步的同时，创新性的从协同理念出发，提供了一种整合各种独立的业务系统的解决方案，最典型的是OA系统，现在有超过一半的OA系统是建立在协同软件平台之上。利用协同应用平台构建的协同办公系统能够以应用操作与数据管理为线索，整合桌面办公应用，并且能够支持全面群组协作与通讯，支持工作流管理、办公表单处理等。而且随着技术的进步，未来协同软件也会出现新的变化。