办公自动化的含义
   
     最早，应用复印机、传真机这些办公室的自动化设备被人们认为是办公自动化，因此也就出现了品牌是OA的复印机、传真机。但随着通信技术、计算机技术、管理理念的不断发展，今天，办公自动化的含义又是什么呢？
     许多OA厂商认为，今天办公自动化可以涵盖整个单位的业务流程。它不应仅涉及到单位的职能部室，也涉及到单位的业务部门。中化的肖先生认为，不同的用户群对办公自动化有不同的需求。办公自动化系统的作用就是充分调动应有的资源，便于何人在何时何地做何事。具体来说，办公自动化系统对于领导者就要起决策支持系统的作用，对于中层管理者就是管理信息系统，对于一般人员就是业务处理系统。整个办公自动化系统除了包括通讯基础设施之外，还涵盖管理信息系统、数据仓库等系统。但目前我国各层企事业单位对OA系统的认识、实施和应用状况与肖先生所阐述的OA理念尚有一段差距。
     从办公自动化应用的领域来看，目前办公自动化系统分为政府公文办公自动化、企业办公自动化和公司办公自动化。政府应用OA系统一般是进行文档一体化、督办和会议管理。目前，对于许多企业和公司，OA系统与企业的业务系统分开，它一般专为行政、人事等职能部室服务，许多以生产和销售为核心的企业都是率先建立自己的进销存、财务等业务系统之后，才会考虑建设OA系统。
     从产品所包含的功能模块来看，所有办公自动化系统都包括文档管理、会议管理、公共信息等系统，因为使用单位的需求和工作习惯等问题，大部分OA系统都要由用户来定制。
　

    群件与办公自动化系统

    什么是群件？顾名思义，它是提供群体协同工作的软件。目前，市场上主要的群件产品有莲花公司的Lotus Domino/Notes、微软公司的Exchange和Novell公司的Groupwise。在中国市场上，占据主导地位的产品是 Domino/Notes和Exchange。
     今天的群件能为人们提供哪些功能呢？从莲花公司和微软公司群件产品的功能看，它首先是一个邮件系统，能提供基于C/S结构、支持Internet标准的电子邮件服务，这也是用户最为熟悉、使用最多的群件功能；其次，它是个工作流自动化的系统，它以工作流为手段，设计出与人们业务流程相吻合的干线，使各级岗位或部门能协同办公和信息共享；L通过、微软利用IIS为企业提供信息发布、构建企业内部网的Web服务功能，；此外，新一版的群件还提供与其他业务系统的接口，集成企业原有ERP系统。但目前许多已经应用的OA系统中，尚未用到后两种功能。
     群件为人们提供了信息共享、业务流转的基础通讯设施，它似乎已经成为人们开发办公自动化系统不可或缺的平台。从我们掌握的OA系统开发商的资料看，所有用于职能部室的OA系统基本上都基于上述两大群件开发。

　
     选择Domino/Notes，还是Exchange

     莲花公司的Domino/Notes已经有10年的历史了，99年3月，莲花公司发布了其产品的最新版本Lotus R5，加强了其Web应用功能和与关系数据库的衔接功能。微软Exchange产品诞生近三年，凭借它占霸主地位的操作系统、开发工具等一系列产品在近两年中异军突起。那么，开发商到底会选择哪种群件平台来开发办公自动化产品呢？请看他们做出选择的原因。
     一位开发商认为，这两种群件产品无优劣之分，要看开发者的个人爱好和偏重。产品的某些优点也是牺牲另外一些东西获得的。选择开发平台应基于以下三种因素。1.产品的跨平台性。Lotus可支持多平台。但对于越来越多组网采用NT平台的中小企业来说，Exchange的市场潜力也很大。2.快速开发能力。3.应用是否可以在Web上运转。
     一些选择Lotus的开发商认为， Lotus产品在工作流、全文检索等方面比微软的产品要先进。此外，Lotus的市场推广做得非常好，她是最早做群件系统的公司， 是各种办公自动化理念的提出者和倡导者， 一般人都认为她是办公自动化领域中的鼻祖，这多少左右了用户的选择。也有一些开发商抱有此心理，Lotus 在政府机关的应用很多，今年又是政府上网年，相信会有更多的政府用户会选择基于 Lotus的OA产品。
     一些选择了Exchange作为开发平台的软件厂商认为，Exchange虽然推出较晚，但也因此在开发伊始便采用了目前流行的技术，所以它与Internet的集成性好。另外，它与微软的操作系统结合的更紧密。另有一些开发商认为，采用E做开发平台，可以做更深层次的开发，不仅是表面化的应用。 
      两种产品各有优劣，用户的选择才是最终的决定因素，所以一些开发商也开发出或正在开发基于两种平台的产品。
      一位开发商认为，不管基于哪种开发平台，软件的主设计人要对行业业务非常熟悉，达到行业主管的程度对于OA软件的成功与否是最重要的。

     用户与办公自动化系统

     OA系统在技术上还存在哪些问题呢？一位用户认为，企业一般通过使用关系型数据库用来实现销售、生产的管理。过去的关系型数据库只能处理规范的、结构化的数据（数据量也较小），而进行事物处理的OA系统中的数据恰恰是不规范、非结构化的数据（如文档、图形、图象等等），因而，二者的连接存在技术难度。今天的关系型数据库大多是对象型数据库，而普遍用于办公事务管理的工具也能够实现与关系型数据库的连接，所以，技术问题应该大大缓和，但由于两种技术的出发点不一样，因此，在数据的存取、表现、管理上存在很大差距，这时，数据的一致性和安全性问题又浮现出来。
     OA系统应用上存在哪些问题？许多用户认为，OA系统要做到贴近用户的需求，能够真正运转起来是最重要的。用户反映，许多OA系统提供的功能比较超前，这些功能在用户目前的业务环境中根本运转不起来。也有用户反映，目前的工作不可能完全依赖OA，例如，员工外出，没有开计算机，无法看到各种通知，所以还要依靠传统的电话、BP方式来联系。
     此外，另有一些用户认为，目前的OA应用都是平行应用，是单个部门的业务流程，如何将相关部门的应用结合起来，例如，将业务和职能部门的工作结合，减少重复劳动，是OA软件亟需解决的问题。
     OA系统实施中存在哪些问题？一位在单位中实施OA系统的负责人认为，OA系统中，IT技术占30%的比例，多学科知识，如文书、档案、保密学等占30%，剩下的40%是推广应用。IT人员不可能完全理解单位的业务，所以根据自己的经验，OA系统在开发和实施过程中，业务人员在需求分析、总体设计和测试中应起重要作用。