2000年2月，中国人寿保险公司信息技术部向总公司领导汇报了办公自动化工作进展情况，根据总公司的要求，制定了在2000年3月底之前一定要在总公司机关首先开通办公自动化的工作目标。为保证按期完成任务，重新调整了应用结构和实现方法，经过信息技术部运行处全体工作人员的艰苦努力，同时在协作厂商和系统集成公司的全力配合下，仅仅用了一个月的短短时间，整个系统已经在中国人寿保险总公司全面使用。

    系统的功能和特点

    综合来看，目前这套办公自动化系统的信息含量非常丰富，而且系统功能以简单实用为主，提供的信息服务也是按级别和角色来授权访问的，安全性很高。同时，新系统为员工提供了一个在网上学习的空间，下一步会由此扩展出整个公司的网上分布式培训体系。
    收文发文功能模块的设计思路完全是从快速广泛见效的实际出发，实现了总分公司之间的公文高速传递，同时具有收文回执和发送统计功能，公文的查询检索也十分方便。考虑到试运行期间的安全性问题，目前网上传输的公文没有加入电子印章，但是系统运行期间应视其与有公章的纸质公文具有同等的法律效力，在系统正式在全系统投入运行之后，我们将在传输的电子公文中加入电子印章。
    从实现方式来看，新系统一个重大的转变是除了电子邮件和收文/发文功能模块还需要专业的Notes客户端软件以外(出于安全方面的考虑和实现的方便性)，绝大多数的功能实现采用了目前的技术主流，也就是WEB浏览器方式。它的主要优势在于，对于系统使用者不需要太高的技术要求和专业培训就可以使用，减少了对Notes客户端的维护工作量，减轻了信息技术部人员的工作压力。同时，利用 Domino作 Web服务器提供功能服务，是对原有系统逐步改造，并开始建设中国人寿保险公司自己的Internet，这一步一旦迈开，就标志着公司已经拥有了自己的Internet，今后的任务就是不断丰富我们在Internet上的各种应用系统。

    主要功能：

    1、电子邮件功能，这是办公自动化平台的基本功能，为全系统内部的信息沟通提供了安全快捷的通道。同时，中国人寿保险总公司的Internet出口已经接通，系统内外之间的电子邮件沟通也已经可以实现，也就是说，中国人寿保险总公司的所有领导和有关人员将会拥有一个Internet邮件地址。
    2、收文发文功能，简化了原来系统中比较繁琐的公文流转功能，实现了总分公司之间和总公司各部门之间的收文/发文系统，这是提高系统内部办公效率的重要OA应用功能，以保证日常公文的安全、快速的传递，公司内部的授权人员可以方便地通过电脑查询各类公文。
    3、办公信息服务功能，包括了以下内容的信息服务功能模块：

1.动态信息：包括新华社信息、经济电讯、金融快讯、公司每日动态、网上论坛、要情通报、政策研究窒的信息周报。
2.内部信息：包括近期领导重要讲话、公司通告、 公司大事记、WTO论坛、营销快讯、 财务信息、人事信息、机关办公指南。
3.热点服务：包括保险公司通讯录、航班、火车时刻表、常用电话表、邮政编码及电话区号表。
4.法规制度：包括中国人寿保险总公司发文信息库、 公司章程和规章制度、政策法规库、保险条款。
5.电脑天地：包括常用软件、热线服务、电脑普及。
6.学习园地：包括寿险之窬、书林温步等。
7.网上论坛。
8.网站信息。
9.热点关注。

    对Notes平台的规划整理

    从开始着手推广办公自动化工作以来，Lotus Domino/Notes 作为全系统的电子邮件和办公自动化系统平台已经开通了两年了，近期系统运行的稳定性方面逐步发现了一些问题，而且表现越来越突出，急需要对系统作出一些调整。 目前的问题主要表现在：
1.部分分公司之间有时相互不能发送邮件。
2.部分分公司内部有时也无法保证电子邮件的传递畅通。
3.总公司与分公司之间的公共通讯数据不一致，造成部分系统功能运行处于非确定性的不稳定状态。

造成上述问题的主要原因是：

   1.当初系统投产前的规划方案中没有考虑到公司的管理现状，利用了许多 Domino系统的缺省设置，具体地说就是很多系统自动执行的数据同步和维护任务是利用夜里服务器比较空闲的时候执行的，而全系统内几乎所有的服务器下班之后都处于关机状态，所以这样一些关键的任务长期无法执行，造成了系统数据不一致性的出现，并且已经扩散到很大范围。
   2. 当初制定的系统运行管理规范时，过分信任了各个分公司系统管理员，赋予了他们相对较高的权限，而有些管理员在无意中(不了解具体功能的情况下)对系统作出了不正确的改动，而且由于第一个因素导致总公司没能及时发现这些错误，导致一些失误的积累的扩散，造成系统不稳定。
 
    目前问题主要突出表现在系统的公共通讯录中，而公共通讯录又是Domino/Notes系统运行的核心部件，如果不尽快解决，不但电子邮件系统的问题会越来越多，而且势必影响即将在这一平台上推广的办公自动化系统。因此公司已经启动了一项 Domino/Notes公共通讯录的调整更新工程，主要工作内容包括：

  1.公共通讯数据整理；
  2.系统数据复制策略的重新修订；
  3.新的系统运行管理规范的制定和系统管理员权限的重新界定；
  4.上述工作完成后，需要对全部Domino/Notes系统管理员进行一次培训(包括技术培训和新规范制度的培训)，然后发放新的公共通讯录。

    因此，在系统正式开始推广后的第一个重要步骤，就是要进行一次全面系统的培训，这里面既包括对办公自动化系统使用方面的培训，也包括Domino/Notes平台管理人员的培训。

    办公自动化的推广计划

    为推广新的办公自动化应用系统在公司机关的试运行，采用分步的实施计划。
    4月份开始，中国人寿保险总公司机关各部门开始对新系统的试运行，争取用一个月到一个半月的时间，对试运行期间系统出现的问题进行修正调整，摸索经验、总结教训。
    4月下旬到5月上旬，准备系统推广培训所需的技术文件、培训资料，制定新的系统运行管理规范，整理好行的系统公共通讯录。
    从5月中下旬开始，开全系统的办公自动化推广应用培训班，下发新的 Notes公共通讯录，保障系统稳定。
    6月份开始，各个分公司安装中国人寿保险总公司下发的办公自动化系统应用模板，调通邮件系统和收、发文系统，条件具备的分公司，按中国人寿保险总公司模式实现自己分公司内部的其他应用模块。
    6月中下旬，全面试运行总、分公司之间的收文发文系统。
    上述几项工作在机关各部门和分公司的配合下，以及信息技术部运行处的全体员工的全力以赴，短期内已在全系统范围内服务于各部门的日常工作，产生了最大的效益，现在已有1万多人能用上电子邮件功能，主要功能在35个分公司得到了应用。目前，各个分公司需要结合总公司下发的系统运行管理规范，针对自己的实际情况制定出自己的运行规范，并且要定期进行数据备份工作。