一、引言
过去，计算机所带来的办公自动化（OA）仅仅是提高了个人工作的效率，帮助您文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。然而，今天计算机网络、通讯技术日渐成熟，对OA产生深远的影响。我们应该对OA要重新认识、理解，清楚其新的架构，有利于各单位办公自动化系统的建设，真正发挥计算机的价值。
二、OA特点
今天，我们感到自己的生活、工作方式正在悄悄的发生改变，特别是我们的工作已完全溶入组织、社会中，自上而下的层次结构使每一个人都从属于某一个部门。各部门工作相互协调、相互联系和相互影响，而每个人都要经常与他人交流，充分地听取他人的看法，集思广益，融汇各方面的资源和智慧。这就是需要更多的合作、协调，即使在同一个部门内，工作人员之间也应当注重团体协作精神。可以毫不夸张地说，任何人的工作都不可能是纯粹的个人行为。所以，今天办公自动化的含义是为了实现这样"团体工作"的任务，它不再局限于某个部门或工作组，而是大范围的组织，如商业系统、卫生系统、政府系统等。下面通过具体例子，我们就可以清楚地看到局限于部门、一个单位的OA系统是不能满足现在办公需求的。首先来分析公文运转的过程，公文运转对我们政府来说是不可缺少的，公文运转要经过多个环节，如文件签收、登记、分发、办文、归档、会签、发文等。其中：
* 收文要涉及上、下级部门的来文，如果没有形成与上、下级部门的广域网，上、下级部门的来文很难做到是电子文件，而仍然是纸质的。这样收文单位在登记时，只能登记“标题、来文单位、来文日期、关键词”等，而不可能把文件的实际内容录入进去，就是扫描文件也比较困难，这样收文的办理也就无法进行下去。
* 办文中的会签是需要相关单位参加，这需要计算机系统提供一个良好的环境，允许不同部门的多个人员能同时处理（阅读、修改等）一个文件。
* 发文类似与收文，也是和上下级单位或部门密切相关的。
我们再看银行、税务等系统的办公业务处理，其中核心就是统计每天、每月的业务数据，而这些业务数据来源于最底层的储蓄所、办事处或营业所等，然后汇总到区、县级机构，逐步向市、省等各级汇总，直至到总行、总局等，形成庞大的层次结构，如图1所示：
图1办公业务处理中的层次结构
三、OA技术分析
OA特点的实现，关键技术是“网络计算”。计算机经过半个世纪的发展，就"计算"这一概念而言(这里"计算"泛指信息处理过程)，以实现计算的体系结构、环境和工具等分类，可分为以下三个阶段:
* 大型机为中心的计算
* PC机为中心的计算
* 网络为中心的计算
无论在大型机时代还是在以微机为中心的计算时代，人们总是关注于将计算机作为个人事务处理的工具。在前面两个阶段，主要表现在传统桌面办公软件上，如字处理、电子表格、个人事务管理/助理、简报制作等，这类桌面软件帮助人们处理大量信息并自动完成个人的事务性工作，确实在很大程度上提高了个人工作的生产效率。它同时促进了向另一个方向的发展，这就是今天大家所熟知的因特网，它正在向大家展示一种全新的计算模式----以网络为中心的计算。因特网(Internet)已经为现代信息社会创造出一个世界级的"团体"，向我们提供了海量的信息资源和巨大的工作协调能力。
在办公自动化系统中，只能是采用Internet的思想、技术，而不宜直接使用。原因是，不管是否采用了防火墙隔离等技术，Internet网络的安全性仍然较差，容易受到外部的攻击和机密的泄露；再者，Internet网络用户过多、信道拥挤、速度慢，在日常办公中还是不可忍受。所以，在实际应用系统中，而是采用Internet技术建立自己的Intranet网络。
在Intranet中涉及的主要技术有网络技术、Web技术和电子邮件处理技术等，现分别进行分析。
1.网络技术
计算机网络分为局域网和广域网，局域网的作用范围小，局限于一个部门或一个小单位，而广域网的作用范围大，真正能满足现代办公的需要，也是真正改变办公自动化系统的主要形式。在我国，最初的流行方式就是用一根铜轴细缆加之每台机器上插块网卡就可以了，但这种方法已经过时了。现在一般用光纤、双绞线、微波、电话线和卫星等各种介质、手段来实现联网，而将计算机网络布线和闭路电视、电话布线、消防、安全监控等结合起来，形成一系列崭新的概念“综合布线”、“智能大厦”等，这从根本上解决了现代办公环境的基础设施。
办公自动化系统的网络，一般是先从单位内部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网。而当今计算机网络领域的两大热点是交换技术和路由器，交换技术将网络的共享带宽转变为独占带宽，避免了数据碰撞，相当于提高了带宽，并具备了网络桥接功能；多协议路由器则是局域网通过DDN、X.25、帧中继等互连的必要设备，也有利于网络安全性保障，如防火墙的建立。目前大多数网络主干线采用光纤或超5类（6类）双绞线的大对数电缆，所有支线和到桌面的连接基本是清一色的5类双绞线。组网技术多采用快速交换以太网技术，网络传输速率主干线可达1000Mbps，网络拓扑结构为星型。构筑快速交换以太网的主要设备是网络交换机。但从交换技术的发展趋势看，它正在向第三层、第四层交换机迈进，而最终和路由器合二为一。
网络建设的流行做法中，通讯协议采用TCP/IP，网络操作系统选用Windows NT、Novell Netware和UNIX，服务器可选用PC专用服务器、工作站和小型机。
2.Web技术
Web技术的核心是超文本标识语言(HTML)和文本传输协议(HTTP),并向动态HTML、JavaScript、ActiveX等技术发展。作为企业级的信息网应完全支持Internet/Web标准，而不受硬件设备的体系结构、操作系统、数据结构以及应用系统的数据对象等方面的限制。其主要功能有：
* 通过标准浏览器可以查询网上信息；
* 可以发布Web信息，可以把工作流和数据集成发布到Intranet和Internet；
* 支持交互式Web应用，如用户可以使用标准的Web浏览器实时更新应用数据库，而不需要有定制CGI 程序；
* 与现有的数据库系统的集成。
要实现这些功能，除了建立高效的HTTP服务器、代理服务器，还要着重解决应用程序开发技术、复制技术、安全性保障技术等。
应用程序开发技术可以说是层出不穷，如服务器解析(SSI)、CGI、Java、JavaScript等方法实现，也可以用通常的高级语言，如Visual Basic、Visual C++等进行开发。
良好的复制技术，可以使Intranet网高效地利用网络资源，实现分布计算和集中管理的良好
集中，并且支持移动计算。如Domino/Notes的复制技术是双向的（即从服务器到客户机、从客户机到服务器）、可选择的（即可选择复制的内容）、可同步的，因而从本质上区别于单向的、0-1逻辑的、不可解决同步问题的复制机制。
安全性，主要是防火墙技术，还要实现灵活的安全加密策略，可以有效地管理和保障从服务器到数据库到电子邮件的Intranet上的信息资源。
3.电子邮件处理技术
电子邮件处理技术和Web技术是密切相关的，它是现代办公自动化业务应用系统中的核心技术。在办公自动化应用中，除了简单的电子邮件发送功能外，更重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等工作流程，以及在线讨论。从技术上看，有以下几个方面值得重视：
* 电子邮件的跟踪、控制
* 工作流程的灵活定义
* 电子邮件在多用户同时处理的情况下的并发控制、实时显示技术
* 邮件网关技术，支持MAPI/VIM/SMTP等协议，可以与其他电子邮件系统如Internet mail、POP3、MsMail、cc:Mail等集成。
目前电子邮件系统首推Lotus Notes Mail和Microsoft Exchange，在全球应用比较广泛，尤其是Lotus的产品，将电子邮件和文档数据库、Web服务器等集成在一起，使之在办公自动化应用中一气呵成。
四、OA的新架构
社会需求是技术发展的原动力，日渐昌盛的网络技术正是响应了人们对交流和信息共享的渴望。通信交流和信息共享无非是为了更好地协同工作，而网络为中心的计算模式反映在办公自动化方面，完全是一种新的架构(如图2所示)：
* 网络和通信是办公自动化的基础
* 标准的接口和协议是网络的延伸
* 高速的数据通道保证信息在网络的流畅
* 性能优良的客户端设备，特别是输入/输出设备能满足日益增长的要求
* 良好的软件平台使操作人员得心应手
这种新的架构以网络和通信为基础，网络技术在上面进行了分析，目前发展比较迅速，各国都把“高速信息公路”提到战略高度，投巨资研究、开发和建设，在我国Chinanet、校园网的发展状况就是一个有力的例证。计算机网络以千兆以太网、ATM唱主角，而帧中继（Frame）、ISDN等也受到系统集成商的关注。通信技术与网络技术密不可分，也是发展最迅速的领域之一，其手段包括卫星通信、微波通信等。通信协议相对来说，比较平静和单纯，基本趋于用TCP/IP，而VINES、PC-NFS、SPX、NetBEUI、DLC和红外线等协议在Internet/Intranet中无用武之力，主要用于局域网、点对点互连等应用中。
图2办公自动化系统新架构示意图
而办公自动化系统关键是软件，从电子邮件系统到群件平台，都是为了筑成一个完整的办公自动化系统。面对市场的强烈要求，富于创新精神的计算机产业界不断推出新品。作为业界开发桌面办公软件巨头之一的Lotus公司，以其全新的群件Notes，率先拉开了办公软件革命的序幕，Microsoft、Novell等公司也纷纷推出自己的电子邮件(E-mail)系统，如Exchange、Groupwise等，同时他们都在其最新的桌面办公套件（Smartsuit 97、Office 97和PerfectOffice等）上加入网络通讯、Web等功能。新型的办公软件旨在深入开发网络资源和提高群组的工作效率，它们不再局限于工作组之间的信息交流和处理，更强调一个行业、一个系统的运作，在广域网上和不同的硬件、软件平台上运行，充分运用Internet/Intranet/Extranet技术去实现。它一般具有下列功能:
(1)E-Mail, 自动启动邮件系统传递文件，并能实现工作所需要的灵活功能；
(2)信息存储，能存储海量的信息，并提供良好的管理技术、异地复制技术等；
(3)信息检索，在广域网上提供有效、灵活的信息检索技术，包括支持对Internet访问、直接在WWW 和FTP服务器上浏览或发布信息。
(4)信息交流，和E-Mail结合起来，实现工作流的处理，如多个用户可以同时在一个文件上修改，所改动的部分将能分别被醒目地显示出来。
(5)数据安全,可设定用户名、口令、访问文档的权限以及对文件的操作方式。
(6)日程安排，自动根据用户的个人日程安排情况，协调其事务安排。
五、结束语
办公自动化技术发展的历史比较长，所具有的内涵丰富、外延广，值得研究的课题非常多，即使是其中的一个领域----外部设备就吸引了世界上不少大公司的人力、财力和物力。本文是站在目前成熟而先进的技术高度来看这个问题，根据多年在这一领域所做的工作而积累的经验，对办公自动化系统的真正内涵进行深刻的分析，所提出的架构供大家参考，不对或不妥之处请大家不吝赐教。
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