一、开发背景
对外贸易经济合作部作为我国外经贸工作的政府主管部门，每天都有大量的公文、数据、信息和资料在机关内部各司局、处室间流转，运用计算机进行简单的文字、表格处理已不能满足提高工作效率的需要，如何利用飞速发展、日趋成熟的计算机网络技术设计开发办公自动化系统迫在眉睫。遵照部领导指示，我中心于18年承担了对外贸易经济合作部办公自动化系统（又称MOFTEC办公自动化系统）的设计开发任务，目前该系统已基本完成，正在外经贸部机关有计划、有步骤地推广使用。
二、系统结构
1、系统网络结构
本系统是基于外经贸部机关综合布线系统建立的，其内部网络结构以及与外部环境之间的关系如下图所示。
从图中可以看出，部机关内部的信息往来是以两台RS/6000服务器为中心，经过交换机和Hub，用高速光纤将分布在各司局和处室的终端机连接到一起，形成局域网络来实现的。
任何一个系统都有一个更大的系统作为其外部环境。部机关对外信息交换则通过防火墙首先连接中国国际电子商务网，再经过第二道防火墙和Proxy授权与国际互联网实现连接。中国国际电子商务网是为适应我国外经贸事业发展需要应运而生的全国性网络系统，它是连接全国从事外经贸工作的各级机关、企事业单位的信息纽带，同时也是我国外经贸商务系统直接通过国际互联网连接全球的窗口之一。经贸部机关对外信息交往在很大程度上是通过这一网络，因此该网络目前是本办公自动化系统直接的、唯一的外部环境系统。
2、系统功能结构
系统主要功能分为政务信息、公文管理、事务管理、公用数据库、司局信息、机关培训、个人邮件等七大模块。
● 政务信息
由部综合信息和各厅、司局信息组成，及时反映部内重要活动、部机关重点工作进展情况及会议通知，以及各司局业务情况和工作动态等。
● 公文管理
使得公务人员从拟稿、编辑、会签，到各级领导审核、签批以及公文的收发、登记、传递等过程实现电脑网络一体化管理。功能包括：
公文起草 - 可以起草和编辑部文件、部函、办公厅文件、部请示报告等文件。
文件办理 - 每个人需要办理的文件，按照不同分类和顺序依次排列，不同职务、不同角色的人员需处理的情况不同。机要处进行封发时，部内主送、抄送单位自动进行封发，可以随时查看各司局签收情况。
文件打印 - 文件办理过程中随时打印稿纸、正文、附件、会签意见单等不同内容，其中稿纸和会签意见单是在现有的稿纸和会签意见单上套打。
文件追踪 - 每个人可以查看自己处理过的尚未完成的所有文件的流转和处理状况。下一处理人还未办理时可以收回文件，重新办理和传递。
文件登记管理 - 在本系统内流转的文件，流转到办公室、办公厅秘书一处、部长秘书等登记部门时，自动进行分门别类地登记；对于不能流转的文件，可以进行手工登记；可以按照不同条件对登记本进行查询统计。
部外来文管理 - 必要的部外来文，扫描识别原文和以图象形式保存原文，自动进行部内分发和管理有关司局签收情况。
文件查阅管理 - 文件主办单位可以根据需要设置文件的查阅人员，办公厅秘书一处、秘书三处、机要处可以随时查阅文件。每个人可以查询有查阅权限的文件。
● 事务管理
包括日程管理、会议管理、资源管理等。既可管理自己的日程安排，在授权范围内又可以管理别人的日程。可以发会议通知，生成会议纪要。对会议设备和会议室、谈判间等进行统一管理。可以查看资源和资源预定表、预定资源。
● 公共数据库
可以直接运行已开发的各大数据库系统，如：进出口统计数据、企业代码数据等。
● 司局信息管理
根据司局的特殊情况和要求，实现司内各种信息共享和管理。指定人员可以直接向政务信息系统中发布信息。
● 机关培训
包括培训计划、信息通告、成果汇报、知识共享、建议反馈等内容。
● 个人邮件
用于部机关内部的个人邮件系统，可以在系统使用者之间发邮件、转发邮件、接收邮件等。与Internet邮件分开。
● 系统设置
管理和维护系统中用到的各种代码，包括人员设置、司局列表、发文字号、处室列表、文件类型、分送范围、单位名录、主题词等等。
3、安全机制
安全问题事关我国外经贸工作核心机关的核心机密，是用户和领导最关注，也是办公自动化系统最重要、最难实现的技术环节。对此，我们在设计开发过程中从以下诸多方面采取了有关技术措施，使本系统具备了足够的安全性。
● 网络方面
部机关内部的用户在各自授权范围内可以访问本局域网，中国国际电子商务网和国际互联网；反之，如果不是中国国际电子商务网的会员，将首先无法访问网中国国际电子商务网，即使可以访问中国国际电子商务网的外部用户，也不能访问部机关局域网上的内容。这使得部机关局域网成为最核心、最安全，与外部既保持联系又相对独立的系统
● 数据库方面
配备两台RS/6000专用服务器，可保证双机备份和失效转接。数据库设有严格的存取控制权限，库中每个文档都限制读者和作者。
● 应用系统方面
每个用户都有自己专用的ID，不同职务、不同角色的人在系统中所能使用的操作和看见的信息范围都不尽相同。
三、技术实现
1、设计原则
一个成功的办公自动化系统，既应该规范办公活动中的各种行为，又具有操作上的灵活性；既有严格的安全控制和保密措施，又具有开放性，使系统中的信息和数据便于再加工使用；既要有良好的集成特性，还要保持自身的风格特色。
我们在设计开发本系统时，建立了系统代码库以存放系统中用到的参数和代码，使系统便于维护；针对使用系统人员的特点，在系统中设置了多种角色（如办公室文书、秘一文书、部长秘书等），不同角色的人员所能处理的事务和操作各不相同；在设计公文流转时，始终把握三个关键性环节，即处长、办公室、办公厅，他们分别是公文进出处室、司局和部机关的关口。所有公文和信息无论在流转过程中还是在入库和发布后都有严格的读写控制。公文在流转过程中，有时多人同时收到，谁先打开，谁先办理。下一人未开始办理时，当前办理人员可以收回继续重新办理。
2、技术实现
本系统以Domino Lotus Notes作为主要开发及运行环境，服务器为两台IBM RS/6000，使用AI操作系统，前端为PC的WIN5或WIN8操作系统。在系统设计开发中综合利用了Client/Server技术、群件技术，充分利用了Lotus支持工作流处理、适合于处理多媒体文档、电子邮件等特点，以实现信息共享、公文流转、文件登记、文件查阅等功能。
以发文为例，按照部发文的业务流程，设定了公文流转中的所有状态，并列出了每个环节的操作状态变化清单。在处理中将公文流转中的信息分为稿纸、正文、会签信息、流程信息、批注信息、流转信息六部分便于浏览，在公文流转过程中，用两个作者域来处理当前编辑者和下一编辑者以处理待办和收回，将处理过文件的人都作为读者，便于进行文件追踪，文件从当前人流转到下一环节时，在待办文件和邮件中同时提示，可以打开文件处理。文件入库封发后，机要处可以查看各司局签收情况。
四、系统特性
1、功能强大
本系统从信息着手，实现了政务信息、公文流转等部机关日常主要的办公自动化需求，为部机关进一步提高效率，提高办公水平提供了强有力的保证。
2、界面友好
系统在设计开发时充分考虑了用户界面的友好。无论是公文稿纸，还是会签意见单，我们设计得都与实际使用的十分相似，实现了稿纸的套打，给用户很亲切的感觉。
3、方便实用
为了便于公文跟踪和查找，我们设计了流转信息以记录公文流转的每个环节的时间、操作人、操作等信息；各种登记环节，都实现了自动登记，减少了工作人员繁琐而又繁重的劳动；入库文件的多种查询功能更是方便了所有的公务人员，大大提高了效率和管理水平。
4、安全可靠
尽管在当今时代没有发现绝对安全的网络。但我们从网络技术、Lotus Notes、应用系统等多方面进行了加密和安全处理以提高系统的安全性。
五、推广应用
本系统是否成功，不仅要看系统设计开发的水平，最重要的是看系统的推广应用效果。外经贸部各级领导对本系统的开发和应用给予高度重视，由部办公厅牵头，成立了部办公自动化工作小组，上下全体动员，从转变观念入手，举办多期专门培训班使大家集中学习，并加强日常维护中的辅导工作。经过努力，预期目标现已达到，政务信息数据库里已安全存放了大量的信息，在部机关日常工作中发挥着重要作用；公文流转正在被越来越多的人认识和使用；其它功能也都在有计划、有步骤地推广使用。尽管目前还存在一些问题，但我们相信，有了一个良好的开端，外经贸部的办公自动化系统的推广应用必将取得更加丰硕的成果 |
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