中购销存及成本核算不容忽视

　　原营销系统与全省系统内各公司应用的三门会计核算软件采用的成本核算方法不同，两套系统的数据未能互相转换，加之对三门财务系统熟悉等原因，对原营销系统成本核算没有及时记账，以致经营成果无法实时反映，影响了系统的应用效果。随着以市级公司作为经营主体和取消县级法人工作的开展，三门会计核算软件已不适应变化的要求，在《2004-2006年湖南省商业系统信息化总体规划》中已进行了业务财务一体化的总体部署，财务系统作为管理系统不再进行成本核算，而是在卷烟专卖营销系统中进行，其核算的进销存及经营成果作为会计凭证的基础数据向财务系统传递。成本核算软件在新卷烟专卖营销系统实施时将进行的转换，如果仍以原系统操作惯性来对待新的卷烟专卖营销系统，势必影响正常核算工作的质量和进度。

　　规范的重要性

　　常言道“无规矩不成方圆”，对这样一个涉及全省行业的卷烟专卖营销管理信息系统，没有一套与之相适应的应用规范，其达不到预期的应用效果。信息系统是由许多的业务流程组成，由各相关岗位的人员按照规范的业务流程操作应用来实现信息系统建设的目标。在我省烟草商业系统业务流程优化重组后，卷烟专卖营销信息系统按照要求设置了相应机构、岗位，它与原来设置的机构、岗位的职能和职责发生了变化，需要重新加以明确，提出各岗位具体要求和规范的业务流程；应用系统是人来运用的，如果各自都按照自己的习惯随意操作，势必形成一个混乱的局面，为保证系统运行效果，我们必须编制使用管理制度，安全防范规程、设备管理办法等，对操作过程和质量提出要求。这些管理规范和制度制定和执行，与系统建设目标的实现息息相关，是规范系统管理和提供应用效率的保障，系统应用效果只有从业务流程和细节上加以规范和实行，才能真正保证系统功能的正常发挥。

　　上级主管部门成为应用的关键

　　基础信息的统一和执行是克服数据的奇异性，正确反映各种信息的关键。原系统由于各单位相对独立的封闭运行，数据没有及时接收更新和汇总上报，影响全省系统信息的时效性和正确性，因此，新的系统对基础信息采用集中统一维护，自动下发全省统一执行，如商品价格、卷烟编码等。这样，对管理部门，特别是上级主管部门的应用是更高的要求和考验，上级主管部门能否担负起对基础信息的及时维护，能否应用系统来掌握各地专卖营销情况决定了整个信息系统的应用效果。系统应用不能再满足于手工替代，要发挥信息综合平衡功能，为宏观管理决策服务，因此，通过应用系统所获得的信息来检查、追踪、督促全省系统逐步规范、高效、正确的应用起来，上级主管部门成为不可替代的应用关键。

　　表率作用非常重要

　　从以前卷烟专卖营销系统应用来看，全省的应用效果很不平衡，但有一点是共同的，领导关注系统建设越多且自身应用越多，则该地区普遍应用越好。可见，要推动信息系统的广泛应用，各级领导是不可或缺的重要角色。信息化建设的意义和价值需要在应用中体现，如果领导运用其非权力的影响力，在系统应用中做出表率，如：要求在规定时间要从系统中看到库存分析、客户分析、经营成果等报表，逐步取消日常手工报表的报送，对推动系统应用将起到事半功倍的效果。新的卷烟营销系统可提供很多统计分析信息，由此，要准备的基础数据较多，需要多个部门来共同完成，各单位还要结合新的系统和自身实际情况编制系统管理制度和操作规程，迫切需要领导的协调来推进夯实此项工作，否则，不但系统设计的功能难以发挥，系统应用仍可能停留在手工替代和一般报表上，难免出现通常所说的“手机现象”，即买的功能多，用的功能少。

　　剖析即将推广的卷烟专卖营销系统的改进和应用方法，审视应用过程中现在和未来可能面临的问题，旨在总结经验，避免教训，有效地控制系统实施风险，最大地发挥信息综合平衡功能，推进应用水平向着更高层次发展，使业务流程程序化，决策更加科学化。