随着国际互联网的开通及相关技术的逐步成熟，人类社会迈入了一个崭新的信息时代。在社会信息化的不断推进过程中，各级政府的办公自动化需求也在不断升级。电子政务已经成为世界各国新一轮公共行政管理改革和衡量国家及城市竞争水平的重要标志之一。同时，随着改革的深入和我国加入WTO，电子政务建设已经成为当前我国信息化建设的首要任务。

从电子政务建设发展的阶段看，电子政务内部建设一般要经历公文电子化——办公自动化——行政管理网络化——网上协同办公四个阶段。

我国的办公自动化从80年代至今已有20多年的发展，到现在基本已达到第三阶段（即内部OA+网络化）。但由于各单位采用的技术不同，办公自动化的开发缺乏相应的标准，所以各自独立的信息系统很容易形成信息孤岛，而无法实现信息共享。电子公文交换为解决政府部门网上协同办公提供了完美的解决方案。

一、总体概述

1.1 公文交换平台

采用传统方式传递红头文件存在很多问题。目前主要采用邮递方式，传统传递红头文件，从而实现上情下达。这种方式存在很多弊端：速度慢 、易泄密、易丢失等。在信息高度发达的的今天，采用电子公文传输系统，解决公文传输过程存在的上述问题，是必然的选择。

公文交换系统实现跨部门之间电子公文的安全传输。通过提供统一的业务平台，不同部门完成电子公文的发送、传输、接收以及打印等业务操作。

从用户（最终使用者）的角度看，电子公文交换系统应该具备的功能包括；公文登记、公文加密、公文发送、公文接收、联合发文、公文打印、公文导入导出等业务处理，以及用户管理、权限分配、配置管理等系统维护。系统功能结构如下图。

电子公文交换系统-系统功能结构图

从上图可以看出，电子公文交换系统主要由四大部分组成：公文传输、数据接口、日志管理，以及系统维护。其实，系统维护和日志管理是任何应用系统都必须具备的基础性功能；另外，公文传输实现公文交换的基本业务，完成公文的跨部门的交换业务；考虑到公文交换系统必定要同办公自动化系统通讯，数据接口是保证数据一致性而规定的接口规范。

需要指出的是：在这些业务处理环节中，必须保证每个环节的“安全性”。对于政府部门来说，传输过程中的红头文件的安全性是最大的顾虑，因此，公文的安全性，以及公文传输过程的安全性，成为最设计公文交换系统时重要的需求和必须首要考虑的因素。关于这点，CA安全体系相关技术提供了很好的保障。

总之，电子公文交换系统平台以办公自动化为基础，充分利用现有资源和现有网络平台条件，与OA系统能够无缝紧密地连接，加快政府机关之间无纸化公文传输的进程，提高公文流转的速度，进而可以提高政府机关行政事务的处理效率。

1.2 OA功能及其接口需求

我国各企业与政府机关经过几代办公自动化的发展，基本都开发或实施了不同平台或功能需求的自动化软硬件。虽然根据不同的需求有所差异，但基本都是通过对各类办公信息如数据、文字、声音、图像、图形等进行采集、存储、处理、传送和输出，围绕着办公室管理事务而展开电子办公，利用现代技术资源与信息资源实现知识管理，提高行政管理工作效率和质量。从而形成行政管理和日常事务处理的高效、规范的协同办公平台。